Aplikasi Komputer Untuk Otomatisasi Perkantoran

PENDAHULUAN

• OtomatisasiKantormerupakansebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
• Asal mula otomatisasi kantor diawal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.
• Buktinyata, padatahun1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/SelectricTypewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

OTOMATISASI PERKANTORAN

A.   Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBMmemasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA.Read More

B.   Tujuan Otomatisasi Perkantoran

            OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll.

5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automationmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

C.   Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran.

Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu:

1. WORD PROCESSING

Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2. ELECTRONIC MAIL

Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkanpemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputerdan peralatan penyimpanan.

3. VOICE MAIL

Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesandengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

4. ELECTRONIC CALENDARING

Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acarayang telah ditetapkan oleh manajer.

5. AUDIO CONFERENCING

Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audiodiantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6. VIDEO CONFERENCING

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untukmengirim dan menerima signal audio dan video.

7. COMPUTER CONFERENCING

Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuanseseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8. FACSIMILE TRANSMISSION

Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapatmembaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9. VIDEO TEXT

Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual padalayar crt.

10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL

Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihatkembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. DESKTOP PUBLISHING

Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama denganyang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalahmeliputi aplikasi administrasi dan teknis.

D.   Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak,maka diperlukan namanya pemakai. ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehinggasuatu sistem dapat berjalan. Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasiadalah:

1. Manajer

Adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutamasumber daya manusia.

2. Profesional

Yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli,Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugasmenangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (Pegawai Administratif)

Melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, sepertimengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya. System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Dalam gambar model  Otomatisasi   perkantoran    di atas  tidak  terjadi aliran data  tetapi hanya ada aliran komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar  informasi antara dua obyek atau lebih.

E.    Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tanganmanusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murahdigunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untukintegrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.

F.    Konsep-konsep Otomatisasi Kantor
Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Keterangan Gambar

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer. Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio.